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創業者該如何管理並有效運用時間?

創業者該如何管理並有效運用時間?

創業者該如何管理並有效運用時間? 1001 1000 Charlene Chiu

無論你是創業者還是想要創業,時間都是一種必須有效管理的重要資源。身為創業者,你得為企業的各個面向負責。企業的運作水準,取決於你管理自身及團隊時間的能力,以及你如何利用時間。而在這篇文章裡,我們會介紹幾種管理時間、以及有效運用時間的方式。記得,並不是每種方法都能完美貼合每一個人的生活方式,務必選擇最適合你的方法,或是設計你自己的時間管理法!

首先,你應該評估自己如何花費一天的時間。隨身帶本筆記本、記錄你做了些什麼事,或是利用Life Cycle等應用程式追蹤你的日常活動(小訣竅:RescueTime也非常適合用來追蹤你在各種不同裝置上的活動)。花費幾天收集這些資料後,即可觀察你如何花費時間,並找出你浪費時間的常見方式。你究竟花了多少時間漫不經心地瀏覽社群媒體?我們很多人都會這樣,但只要知道這些問題,就可以著手規劃你的時間管理系統。

打造固定模式

高效率時間管理的起點,即為打造固定模式,為自己的作息提供架構和組織。固定模式有助維持掌控感、減輕壓力並簡化日常生活。約45%的日常行為是由習慣構成,習慣亦可減低主動決策所需耗費的時間和活力成本。

如何排定優先次序

決定該安排哪些事、該如何安排它們之前,你應該先確認自己有多少時間。先排定吃飯和睡覺的時間,因為這些事情絕對不能妥協。想要判斷哪些事情必須完成、哪些時間該放進日程,可以參加下列幾種方法,排定事情的優先次序:

80/20法則

義大利經濟學家Vilfredo Pareto認為,80%的成果出自總工作量的20%。這項法則常應用於商業和經濟,但也可以幫助你判斷優先次序。問問自己:哪些工作可以帶來最多的成果?優先處理那些工作,再處理其他的事物。記得,雖然Pareto原則很有效率,餘下的80%工作仍有可能十分重要,只是影響力稍低;務必保留時間處理這些任務!

Ivy Lee法

現代公關之父Ivy Lee發展的這套方法,可以幫助你簡化自己的工作量。一天即將告終之時,依照優先程度由高至低,在卡片上寫下6項工作;隔天,由上至下完成它們,並將未完成的工作移至下一張卡片。這個方法聽來單純,但可以幫助你找出最重要的工作。如果你常會列出一長串待辦事項,那麼,Ivy Lee法就能幫助你更實際地判斷,你一天究竟能夠完成多少事;畢竟,我們可不是超人。

艾森豪矩陣

這個矩陣的靈感來自艾森豪在1954年的演說:「我有兩種問題:急迫的問題和重要的問題。急迫的問題並不重要,而重要的問題從不急迫。」Stephen Covey後來在《The 7 Habits of Highly Effective People》一書中將這句話重新包裝成艾森豪矩陣:

  • 現在就做: 如果沒有完成,會造成立即的後果
  • 安排時間: 並沒有確切期限,而且通常與達成長期目標有關
  • 交託: 對其他人來說比較重要
  • 排除: 偽裝成工作的分心事物

這個矩陣能幫助你判斷優先次序和評估自己的任務。如果你將大部分的時間花在「去做」任務,你就應該預先定好時間表,主動避免急迫任務可能造成的麻煩。「安排時間」類的任務,通常有助長期發展,而且可能是最能帶來成果的類別。如果你大部分的任務都屬於急迫但不重要,你可以空出時間一口氣處理好它們、拒絕接下這些任務,或是交託給其他人。花費過多時間處理不重要又不急迫的任務,可能代表你其實是在拖延,別落入這樣的陷阱。

Marc Andreessen列表

Marc Andreessen是創業家、投資人和軟體工程式,而且他有些十分極端的作法:不要有時程表、不要接電話、策略性無能。不過,他也有些沒那麼極端的點子!他使用3(加1)種列表:待辦、觀察、等待。待辦列表專屬於你非做不可的工作,並且以時間/期限再進行分類。觀察列表用來記錄那些你必須等待並追蹤、記得,或是提醒自己的事。等待列表則是那些你想做、或是你有時間就會做的事。「加1」列表則是逆待辦清單,負責記錄你完成的事;如此一來,你就可以回顧自己今天完成的事,而不是想著自己還有哪些事沒有做。

安排時間的小訣竅:

一定要為學習、探索、思考和休息保留時間。這樣的時間非常重要,因為那可以幫助你停下腳步、思考未來和發展你的點子。它讓你的大腦有機會放下重擔,並重新調校你的認知能力。你可以為自己準備一些預防措施:不要安排太多事情,也不要讓自己被大量的小任務淹沒。如果你不想自己安排活動和會議的時間,也可以雇用Konox.aiJulie Desk等AI排程助理。

該怎麼工作?

一件一件地完成任務,有助減少持續不同任務間切換所造成的耗損。接下來,我們會介紹幾種有效完成工作的方法。

安排特定時間

最常見的方法之一,就是排定時段來處理工作。你不用為每一項工作預先計畫、也不需要彷彿永遠沒有盡頭的待辦事項清單,只要將任務分類,並為各類任務安排專屬時段即可。

時間箱

先為某項任務設定處理時間,例如30分鐘等。預定的處理時間結束後,評估你的進度,並決定是要繼續處理這項任務,還是要變換一下步調、改做些別的事。

蕃茄工作法

這是另一個相當受歡迎的時間管理法。蕃茄工作法的一個循環是4段25分鐘的工作時間盒,每段時間盒之間休息5分鐘;完成一個循環之後,則有個比較長的休息時間。

及時學習和工作

及時學習的根源為豐田的及時庫存管理,而且基本上與我們目前取得資訊的方式並無二致:任何地點、任何時間。這非常適合喜歡「做中學」的人;在任務開始之前,學習完成這項任務所需的知識,進行任務、進行下一個任務……如此重覆循環。你可以利用EvernotePocket等軟體,將有趣的資源存起來之後再看(注意:這個方法應該無法適用於準備考試)。

工作自動化

自動化有助節省時間。與其花費幾小時慢慢地完成某項工作,你可以靠自動化節省許多時間。下列是幾種自動化的服務:

二分鐘規則

對大多數人來說,「開始」才是最難的一件事,對常常拖延的人來說尤其如此。在這樣的情況下,二分鐘規則就能幫上忙:如果你覺得開始做某件事很難,那就只做兩分鐘。你會發現,與停下來再重新開始相比,繼續做下去感覺起來還比較容易。

結構式拖延

結構式拖延是種提升生產力的方法:不要對抗想要拖延的衝動,而是利用其他工作來達成你想要的拖延。這個方式無法長期使用,如果你有很多工作都得期限之前完成,就更是如此;但它偶爾會非常有幫助,例如你正處於低潮之時。

還有什麼呢?

聆聽你身體和心靈的聲音。如果你沒什麼精神,就去休息一下(小睡可以幫助大腦處理資訊)。創業是種高壓力職業,記得好好運動並注意飲食──工作的品質會反映你的健康狀況。花時間反思你的工作和團隊,評估哪些做法行得通、哪些行不通。

你可以試試看前述的訣竅和方法,而且你很可能會發現,有些方法非常適合你的生活方式,有些不適合。高效率時間管理的關鍵,就是設計一套適合你和你的處境的系統。反思是學習的基礎,因此,記得主動花費時間檢視你的時間管理系統,然後讓它更上一層樓。最最重要的事情就是開始去做,祝你好運!

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