有空叩我:招生辦公室版

有空叩我:招生辦公室版

有空叩我:招生辦公室版 1280 960 Theo Wolf

譯註:Call Me Maybe(有空叩我)是 Carly Rae Jepsen 的超級金曲來著。

摘要:在撰寫大學申請文件時卡關,是件十分平常的事,但重點在於儘快突破這個關卡。我們製作了這份指南,協助你快速連繫大學,取得你需要的答案。

目前正值大學申請季的高峰,如果你和大多數學生一樣,你必定會有一大堆問題。有時,不同的大學對學生會抱有極為不同的期望和要求,文字書寫的指示和解釋,也常常不是非常明確。例如,如果你是申請某所大學的特別工程課程,一般招生辦公室也會讀這份申請文件嗎?或是,如果你同意不要閱讀Common App中的推薦信,翻譯推薦信的最佳方式為何?在這些情況下,我們強烈建議學生儘快取得這些問題的答案。這非常非常重要;學生擁有的時間有限,精準的資訊亦是撰寫優質申請文件的關鍵。常常,學生會只是猜測他們該做什麼,或是和朋友聊一聊並倚賴常見的看法。

在The Spike Lab,我們強烈建議學生主動出手,直接連絡招生辦公室,取得所有重要問題的答案。這並不容易,但絕對值得。通常,打電話給大學的最大挑戰,是與陌生人談話的心理障礙。以時間而言,那通常非常快,如果問題不多,一通電話平均只要5分鐘。你不但可以取得你十分需要的申請相關資訊,也可以練習並展現你的主動性和獨立性。

打電話之前該做什麼?

如果你想要答案,就不要成為煩人的人。一般來說,你可以先好好研究每間大學的招生網站、大學論壇/討論板,或是先與其他人談一談,例如學校或其他機構的專業大學顧問等。

除了做足研究之外,你也應該準備好問題清單。你得有效地利用時間,因此,你應該一次取得所有問題的答案。一次只問一個問題,不但得花費更多時間,也有可能讓招生辦公室覺得你很煩人。

我們建議,在做好研究之後、撥出電話之前,先用email寄出你的問題。這麼做有幾個理由,其一,大學相當有可能會快速又明確的回覆email,若是如此,你就根本不必打電話!其二,大學招生辦公室必定比較偏好email而非電話,因為前者讓他們能用自己的步調回應。其三,那創造了打電話的明確理由,說「我在幾週前已經連繫過、詢問__問題」的說服力,遠遠超過只是說「我不了解__」。

寫電子郵件應該要非常快速。我們鼓勵學生準備好預先寫好、可以輕易修改並增加問題的模板,例如下列這種可以快速複製貼上的內容:

Hello,

My name is [你的名字], and I’m a senior at [你的高中]. I’m really interested in [大學的名稱], and I had a few questions about applying.

在此列出你的問題

儘可能聚焦明確

在適當之時使用舉例來說明

Thanks so much for your time and attention, and I look forward to your reply.
Warm Regards,
[你的名字]

該怎麼打電話?

所以苦差我們都幫你完成了!參考我們近期更新的完整大學清單,它包括了每間大學招生辦公室的電話以及電子郵件。這些聯絡資訊能讓你直接和每間大學的招生辦公室聯繫。

若你在我們的完整大學清單上找不到你在尋找的學校,你仍然可以自己去找到他們的聯絡資訊。

搜尋學校的招生辦公室,並撥打它的電話。如果學校沒有列出招生辦公室的電話,你也可以撥打學校的主要聯絡電話,請對方轉接至招生辦公室。

以國際學生而言,你應該要確定,你是在招生辦公室的辦公時間打電話。並不是所有的辦公室都在9點開始辦公,你也得在撥出電話之前,仔細確定它們的上班時間。舉例來說,柏克萊招生辦公室的辦公時間為太平洋時間早上9點至下午4點,也就是台灣時間的凌晨12點至早上7點。

我該說什麼?

一定要先介紹自己。你可能會被轉接到不同的辦公室,因此,和你談話的人可能完全不知道你是誰;如果你撥的是主要聯絡電話,就更是如此。你不必詳細地自我介紹,但得讓他們大致了解你是誰,例如,「Hi, my name is Larry and I’m a senior at Northville High School. (你好,我叫Larry,我是諾維爾高中的高三學生) 」連絡到了正確的人之後,你應該提出你的問題 (當然) ,接著再提出後續提問。良好的後續提問相當關鍵,因為你不會想在結束電話之後,仍舊沒有清楚地了解你原本想問的事項。如果他們的答案不夠明確或是讓你有些混淆,你可以請他們用不同的說法或舉例,更明確地說明或解釋他們的答案。

小訣竅:你不一定能找到真的能協助你的人,因此,你可以改變你的問題,轉而尋求指引而非答案。例如,如果你想知道學校的成績選擇政策,你或許可以問「I’m trying to learn the school’s policy on score choice, and I was wondering if you could point me in the right direction. (我想知道學校的成績選擇政策,是否可以請你幫我指引一下方向呢?) 」直接問「What’s your school’s policy on score choice? (貴校的成績選擇政策是什麼呢?) 」可能太過直接,也可能會讓不知道該如何協助你的人有些懊惱。
小訣竅:後續問題不一定得是個真正的問題,也可以用來釐清或確認資訊。例如,你可以說「你的意思是不是……」然後重述你對他們先前解釋的理解。這是個確認你對重要資訊的理解是否正確的好方法。

該如何結束對話?

感謝他們 (當然) ,但如果他們相當樂於協助,也可以詢問他們的聯絡資訊。即使你的準備已經十分充足,之後可能還是會有其他問題;擁有可以快速獲得回應的直接連絡方式,當然相當有幫助。

訣竅:千萬不要吝惜你的感謝之意。你可以「更確切」地感謝他們,例如感謝他們願意花費時間解答問題、感謝他們的協助,或是感謝他們讓你壓力減輕了不少等。這些人得應付無數壓力帶來的問題,而且這是份沒什麼人感激的工作。大學招生人員同樣是人,也喜歡獲得其他人的感激。

重點在於,就連繫學校而言,你應該「去做就對了」。打電話給陌生人,常會讓人猶豫又緊張,但如果你想快速取得精確的答案,除此之外真的沒有更好的方法了。我們知道,你和招生人員之間有著年齡差距和語言障礙,但為了你的未來,這絕對值得。如果你根據不完整或不精確的資訊完成申請文件,依錯誤的嚴重程度不同,你的申請文件可能會被列為暫緩處理,或是直接被排除在外。如果花5分鐘寫封email和/或花10分鐘打通電話,就能取得完整的答案,何必要碰運氣?